Vijf dagen verplicht naar kantoor?

Misschien stellen we de verkeerde vraag.

Steeds meer organisaties willen hun medewerkers weer vaker op kantoor zien. Maar zorgt een aanwezigheidsplicht daadwerkelijk voor meer betrokkenheid en een sterkere bedrijfscultuur? Volgens ons begint de oplossing bij een andere vraag. Wat maakt een kantoor de moeite waard om naartoe te komen?

De terugkeer naar kantoor zorgt opnieuw voor discussie

De discussie over thuiswerken en aanwezigheid op kantoor is opnieuw actueel. Aanleiding is onder andere het nieuws dat entertainmentbedrijf Skydance een vijfdaagse kantoorplicht wil invoeren. Een ontwikkeling die ook onder Nederlandse medewerkers vragen oproept.

Het is een herkenbaar dilemma voor veel werkgevers. Enerzijds hebben medewerkers de voordelen van flexibel en hybride werken ontdekt. Anderzijds ervaren organisaties hoe belangrijk fysieke ontmoetingen zijn voor samenwerking, kennisdeling en de bedrijfscultuur.

Maar is een verplichte terugkeer naar kantoor de juiste oplossing?

Wij kijken daar vanuit onze dagelijkse praktijk als ontwerpers en makers van werkomgevingen anders naar. Want wie medewerkers graag op kantoor wil hebben, zal meer moeten bieden dan een bureau, een stoel en een verplichting om aanwezig te zijn.

Je mensen zijn het hart en de ziel van je organisatie!

Een organisatie bestaat uit mensen. Zij brengen de ideeën, kennis, energie en persoonlijkheid die een bedrijf bijzonder maken.

Daarom begrijpen we heel goed dat werkgevers hun medewerkers graag bij elkaar hebben.

Juist de spontane gesprekken bij de koffieautomaat, het even meekijken bij een collega of een onverwachte ontmoeting tussen afdelingen kunnen van grote waarde zijn. Niet alles laat zich plannen in een Teams-overleg.

Bovendien ontstaat een sterke bedrijfscultuur voor een belangrijk deel door wat mensen samen meemaken. Door successen te vieren, elkaar te helpen, kennis uit te wisselen en samen problemen op te lossen.

Maar daar zit ook meteen de uitdaging.

Je kunt mensen verplichten om aanwezig te zijn. Je kunt ze niet verplichten om zich betrokken te voelen. Een volle kantoorvloer is niet automatisch een goed samenwerkende organisatie.

Waarom zou iemand eigenlijk naar kantoor willen komen?

Misschien moeten werkgevers minder energie steken in de discussie over het aantal verplichte kantoordagen en meer aandacht besteden aan de vraag waarom medewerkers graag naar kantoor zouden komen.

Want wat heeft een kantoor vandaag de dag te bieden dat medewerkers thuis niet hebben?

Thuis beschikken veel mensen over een prima werkplek. Ze kunnen er geconcentreerd werken, besparen reistijd en organiseren hun werkdag met meer flexibiliteit.

Wanneer het kantoor vervolgens weinig meer biedt dan een vergelijkbaar bureau en een beeldscherm, wordt de toegevoegde waarde van aanwezigheid beperkt.

De werkomgeving moet daarom aansluiten bij de activiteiten en behoeften van medewerkers.

Dat vraagt om verschillende soorten ruimtes. Denk aan plekken waar teams gemakkelijk kunnen samenwerken, rustige zones voor geconcentreerd werk, informele ontmoetingsplekken en ruimtes waar kennisdeling vanzelfsprekend wordt.

Ook sfeer, akoestiek, verlichting, comfort en de identiteit van de organisatie spelen een belangrijke rol.

Het doel is een werkomgeving waarin mensen kunnen kiezen welke plek het beste past bij hun werkzaamheden.

Niet iedere medewerker en werkdag vraagt om dezelfde omgeving. Waarom zouden we dan iedere medewerker en iedere werkdag dezelfde werkplek aanbieden?

Een sterk kantoorconcept begint niet bij de inrichting

Een veelgemaakte fout is dat organisaties bij het vernieuwen van hun kantoor direct beginnen met de indeling, het aantal werkplekken of de keuze voor nieuw meubilair.

Maar voordat je een kantoor ontwerpt, moet je begrijpen hoe de organisatie functioneert.

Welke werkzaamheden vinden er plaats? Wanneer zoeken collega's elkaar op? Waar ontstaat behoefte aan overleg? Welke activiteiten vragen juist om rust? En hoe wil de organisatie zich de komende jaren ontwikkelen?

Ook de bedrijfscultuur is daarbij belangrijk.

Een organisatie die samenwerking en kennisdeling wil stimuleren, heeft andere ruimtelijke behoeften dan een organisatie waar individuele concentratie centraal staat.

Daarom begint een goed kantoorconcept bij de mensen en de organisatie, niet bij de vierkante meters.

Wij vertalen die inzichten naar een werkomgeving waarin functionaliteit, uitstraling en dagelijks gebruik samenkomen. Van het eerste werkplekconcept en interieurontwerp tot de volledige realisatie.

Want een goed ontworpen kantoor kan samenwerking ondersteunen, ontmoetingen stimuleren en ervoor zorgen dat medewerkers zich verbonden voelen met de organisatie.

Maar de inrichting alleen is niet voldoende. Leiderschap, vertrouwen, autonomie en de manier waarop collega's met elkaar omgaan, bepalen uiteindelijk of die omgeving ook goed wordt gebruikt.

Kan een kantoorplicht ook averechts werken?

Een verplichte terugkeer naar kantoor kan voor organisaties een begrijpelijke keuze zijn. Zeker wanneer samenwerking, begeleiding van nieuwe medewerkers of kennisoverdracht onder druk staan.

Toch is het verstandig om stil te staan bij de mogelijke gevolgen.

Medewerkers die gewend zijn geraakt aan flexibiliteit, kunnen een rigoureuze verplichting ervaren als een gebrek aan vertrouwen. En wanneer mensen het gevoel krijgen dat hun behoeften onvoldoende worden meegenomen, kan dat juist ten koste gaan van hun betrokkenheid.

Daar komt nog een ongemakkelijke vraag bij.

Kan een strenge kantoorplicht in sommige situaties ook worden ingezet om medewerkers vrijwillig te laten vertrekken, zonder een formele reorganisatie?

Die mogelijkheid is niet uit te sluiten, maar zonder concrete aanwijzingen valt daarover bij individuele organisaties niets te concluderen.

Wat wel duidelijk is, is dat een verplichting op zichzelf geen garantie biedt voor een sterkere bedrijfscultuur.

Van aanwezigheidsplicht naar aantrekkingskracht

Wij zien het kantoor als een plek waar de identiteit en het hart van een organisatie tot leven komt.

Een omgeving die mensen ondersteunt bij hun werkzaamheden, maar ook uitnodigt om elkaar te ontmoeten. Waar ruimte is voor samenwerking, concentratie, creativiteit en ontspanning.

Dat betekent niet dat iedereen iedere dag naar kantoor moet komen. En ook niet dat thuiswerken voor iedere functie of organisatie de beste oplossing is.

De juiste balans verschilt per organisatie.

Maar welke afspraken je ook maakt, een kantoor moet meerwaarde bieden.

Werkgevers die hun medewerkers graag bij elkaar hebben, doen er daarom goed aan om kritisch naar hun eigen werkomgeving te kijken.

Is het kantoor nog ingericht op de manier waarop mensen vandaag werken? Ondersteunt het de gewenste bedrijfscultuur? En biedt het voldoende redenen om er graag te zijn?

Want misschien is de belangrijkste vraag niet hoeveel dagen medewerkers verplicht naar kantoor moeten komen. Maar hoeveel redenen je ze geeft om er vrijwillig naartoe te gaan.

Een werkomgeving die mensen verbindt

Bij Cassonade helpen we organisaties om hun ambities, bedrijfscultuur en manier van werken te vertalen naar een passende werkomgeving.

Met een doordacht werkplekconcept, interieurontwerp en volledige design & build-realisatie creëren we kantoren die aansluiten bij de mensen die er dagelijks gebruik van maken.

Want een goed kantoor biedt meer dan werkplekken. Het geeft mensen een reden om samen te komen.

Benieuwd of jullie huidige werkomgeving nog aansluit bij de behoeften van de organisatie en medewerkers? We denken graag met je mee.

Bron: NU.nl – Skydance eist vijfdaagse kantoorplicht, Amsterdamse medewerkers wachten af.